Khai báo C/O luôn là vấn đề được nhiều bạn quan tâm và hỏi, nhiều trong mục hỏi đáp của hội thì hôm nay. Chúng tôi sẽ nhắc lại một lần nữa cho các bạn được hiểu rõ hơn à bài hướng dẫn này cũng có trên trang Ecosys nhé, tuy nhiên ở đây sẽ chi tiết hơn cho mọi người tham khảo nha.
HƯỚNG DẪN CÁCH KHAI BÁO C/O ĐIỆN TỬ TRÊN ECOSYS
Đầu tiên các bạn Truy cập Hệ thống quản lý và cấp chứng nhận xuất xứ điện tử tại địa chỉ http://ecosys.gov.vn.
Tiếp theo là Đăng nhập vào hệ thống bằng tài khoản và mật khẩu đã đăng ký trước đó nhé.
I. KHAI BÁO C/O
Giao diện hệ thống quản lý của doanh nghiệp
LƯU Ý: TẤT CẢ THÔNG TIN PHẢI KHAI BÁO BẰNG TIẾNG ANH HOẶC CHỌN SẴN CÁC THÔNG TIN CÓ TRÊN HỆ THỐNG
1. Khai báo hồ sơ
– Doanh nghiệp chọn menu “ Khai báo C/O / Khai báo C/O” để khai báo hồ sơ C/O.
– Ở Tab C/O bạn cần nhập đầy đủ các thông tin theo form mẫu, lưu ý những ô có dấu 
là bắt buộc phải nhập dữ liệu.
– Chọn Form C/O có sẵn trong hệ thống.
– Importing Country: Chọn nước nhập khẩu (chọn tên nước có sẵn trên hệ thống)
– Export DeclarationNumber và Export Declaration Attached: Nhập số hiệu tờ khai hải quan và đính kèm (nếu có)
– Good consigned from: đây là phần dành cho thông tin Doanh nghiệp xuất khẩu, thông tin DN lấy từ hồ sơ doanh nghiệp.
- Exporter’sBusiness Name: Tên Doanh nghiệp xuất khẩu
- Address line 1: ghi địa chỉ tiếng Anh của nhà xuất khẩu. Tối đa 70 ký tự.
- Address line 2: không bắt buộc, chỉ ghi khi Address line 1 quá 70 ký tự khi không thể khai hết ở line 1. Thường thì khai Quận/Huyện, Tỉnh/Thành phố vào Address line 2.
– Good consigned to:
- Consignee’s name: Tên đơn vị nhập khẩu hàng hóa
- Address line 1: ghi địa chỉ tiếng Anh của nhà nhập khẩu. Tối đa 70 ký tự.
- Address line 2: không bắt buộc, chỉ ghi khi Address line 1 quá 70 ký tự khi không thể khai hết ở line 1. Thường thì khai Quận/Huyện, Tỉnh/Thành phố vào Addressline 2.
- Country: nước nhập khẩu
– Transport Type: Hình thức vận chuyển (chọn các hình thức có sẵn trong hệ thống)
– Port of Loading: chọn các cảng trong nước (nước xuất khẩu) có sẵn trong hệ thống, có thể nhập các cảnh đi trong trường hợp hệ thống ko có sẵn.
– Port of Discharge: chọn các cảng rỡ hàng(nước nhập khẩu) có sẵn trong hệ thống, chọn others nếu chưa rõ là cảng nào.
– Vessel’s Name/Aircraft etc và Transportation document attached: Tên tàu và Bill vận chuyển(nếu có)
– Departure date: Ngày tàu chạy
– Phần hàng hóa:
–
– Chọn Add/UpdateItems để khai báo phần hàng hóa.
- Exporting/Importing HS Code: chọn Mã HS xuất khẩu/nhập khẩu (chọn mã HS có sẵn trên hệ thống).
- Goods description: mô tả hàng hóa chi tiết.
- Origin Criterion: Tiêu chí xuất xứ (chọn các tiêu chí có sẵn trên hệ thống)
- Quantity/ Unit: số lượng hàng hóa. Chọn đơn vị tính có sẵn trên hệ thống.
- Gross Weight/ Unit: trọng lượng hàng hóa. Chọn đơn vị tính có sẵn trên hệ thống.
- Invoice Number/ Date: Số và ngày hóa đơn
- Mark and Number on package: ghi ký hiệu trên thùng(Không rõ ghi No Mark)
- Package Quantity: số thùng (Chọn đơn vị tính có sẵn trên hệ thống)
- FOB value: ghi rõ giá trị, mặc định là USD. Có thể chọn ngoại tệ khác.
- Tích chọn hoặc không tích ShowFOB Value on C/O để thông báo cho chuyên viên phòng là có muốn hiển thị trị giá FOB trên C/O giấy hay ko.
– Chọn Save item sau khi khai báo để khai báo 1 dòng hàng, nếu có nhiều dòng hàng hóa thì khai tiếp rồi lại ấn add item.
– Có thể ấn sửa hoặc xóa để sửa/ xóa dòng hàng hóa đã khai.
– Khai báo Third Country Invoicing/Exhibition/ Back to back C/O
- Third Country Invocing: Khai báo chi tiết CompanyName, Address, Country của bên hóa đơn thứ 3.
- Tương tự với Exhibition C/O và Back to back C/O.
2. Tải lên các mục đính kèm
– Khi khai báo C/O có các mục cho phép tải lên tài liệu đính kèm: Export Declaration Attached (Đính kèm tờ khai Hải quan), Transport documentattached (Đính kèm số vận đơn), Documentproving the origin status attached (Đính kèm bảng kê hàm lượng), Invoices Attached (Đính kèm hóa đơn).
– Cách tải lên tài liệu đính kèm như sau:
- Ở mục cần tải lên tài liệu đính kèm, click chọn biểu tượng
sau đó chọn file cần upload từ máy tính - Hệ thống hiển thị yêu cầu bạn nhập mã pin của thiết bị để ký lênfile đính kèm.
- Chọn
trong trường hợp cần sử dụng lại file đính kèm đã từng upload. - Danh sách các file upload lên được hệ thống tự động sắp xếp theo ngày. Doanh nghiệp có thể chọn ngày đã upload file, rồi click đúp vào file cần chọn để thực hiện chọn file.
– Khi chọn file hoặc file đã upload thành công, link của file trên hệ thống sẽ được hiển thị ở ô bên cạnh:
Giao diện chọn file đính kèm đã upload.
3. Ký và Gửi duyệt hồ sơ
– Sau khi nhập đầy đủ dữ liệu chohồ sơ khai báo C/O bạn click chọn nút 
để gửi hồ sơ tới Phòng xuất nhập khẩu.
– Ký và Gửi duyệt hồ sơ C/O xong, hồ sơ C/O của doanh nghiệp sẽ được chuyển sang trạng thái GĐDN đã duyệt.
– Trong trường hợp chưa muốn gửi thì ấn lưu để Lưu tạm, trong trường hợp này thì phòng XNK sẽ không nhận được hồ sơ của doanh nghiệp.
– Kiểm tra số C/O đã được cấp trên hệ thống:
– Sau khi có số C/O Doanh nghiệp kết xuất in đơn xin C/O đã được cấp số và nộp cùng bộ hồ sơ theo yêu cầu Cơ quan quản lý cấp C/O
Hoàn thành khai C/O điện tử
4. Chỉnhsửa C/O
Trong giao diện Quản lý và tìm kiếm C/O phần II , Doanh nghiệp muốn chỉnh sửa hồ sơ nào có thể chọn nút 
tại các dòng tương ứng để vào giao diện xem và chỉnh sửa hồ sơ.
4.1. Trường hợp C/O ở trạng thái lưu tạm và GĐDN đã duyệt
– Trong trường hợp này,chuyên viên phòng XNK chưa xử lý hồ sơ. Trường hợp này doanh nghiệp có thể sửa hồ sơ và đợi kết quả phê duyệt từ phòng xnk.
4.2. Trường hợp C/O đã được xử lý
– Trong trường hợp này, chuyênviên phòng XNK đã xử lý hồ sơ của doanh nghiệp. Doanh nghiệp vẫn có thể sửa hồ sơ, nhưng phải đợi chuyên viên phòng XNK chấp nhận/từ chối nhữngchỉnh sửa của hồ sơ.
– Nếu chuyên viên chấp nhận những yêu cầu chỉnh sửa của hồ sơ thì hồ sơ sẽ trở về trạng thái Chờ duyệt, thông tin trên hồ sơ sẽ là thông tin mới sửa của doanh nghiệp.
– Nếu chuyên viên từ chối chỉnh sửa của hồ sơ thì trạng thái và thông tin trên hồ sơ sẽ như lúc chưa sửa.
– Số C/O vẫn được giữ nguyên.
5. HủyC/O
– Doanh nghiệp có thể yêu cầu hủy C/O khi có các vấn đề phát sinh.
– Chọn Hủy C/O và chờ phòng XNK phê duyệt việc hủy C/O của doanh nghiệp.
II. Quản lý và tìm kiếm hồ sơ C/O
Để quản lý các hồ sơ khai báo C/O đã tạo bạn chọn menu Khai báo C/O / Tìm kiếm hồ sơ C/O
Giao diện Tìm kiếm hồ sơ C/O.